1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is Amber, handelend als eenmanszaak onder de benaming Vroedvrouw Amber, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer KBO 0688.978.528 en erkend door het RIZIV onder nummer 407865-22.003. Je kan mij bereiken via info@vroedvrouwamber.be of telefonisch op +32 472 32 27 51. Mijn praktijk is gevestigd in Tremelo, België.
2. Welke gegevens verwerk ik?
In het kader van mijn dienstverlening verwerk ik de volgende categorieën van persoonsgegevens.
Identificatie- en contactgegevens: jouw naam en voornaam, gsm-nummer of vast telefoonnummer, en e-mailadres. Deze gegevens zijn noodzakelijk om contact met jou op te nemen, afspraken te plannen en jou te bereiken bij wijzigingen of dringende situaties.
Gezondheidsgegevens (bijzondere categorieën): als vroedvrouw stel ik een zwangerschapsdossier op dat informatie bevat over jouw zwangerschap, bevalling en postnatale periode. Dit omvat medische anamnese, meetgegevens, observaties, verslagen van consulten en relevante medische achtergrond. Deze gegevens zijn uitsluitend bestemd voor het verlenen van zorg.
Betaalgegevens en facturatiegegevens: voor de administratieve afhandeling van mijn diensten verwerk ik gegevens die noodzakelijk zijn voor het opmaken van facturen, zoals naam, adres en, indien van toepassing, het INSZ-nummer voor terugbetalingsattesten aan de mutualiteit.
3. Doeleinden van de verwerking
Jouw gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden.
Zorgverlening: het aanmaken en bijhouden van jouw zwangerschapsdossier, het opvolgen van consulten, het verlenen van prenatale en postnatale begeleiding en perinatale coaching. Dit is de kerntaak waarvoor ik als vroedvrouw erkend ben.
Administratie en facturatie: het opmaken van facturen, het verwerken van betalingen en het bijhouden van boekhoudkundige verplichtingen conform de Belgische wetgeving.
Communicatie: het beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon of het contactformulier op deze website, en het versturen van informatie die rechtstreeks verband houdt met jouw begeleiding.
Ik verstuur geen nieuwsbrieven of marketingcommunicatie zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Mocht ik in de toekomst dergelijke communicatie willen opstarten, zal ik hiervoor vooraf een afzonderlijke, vrije en geïnformeerde toestemming vragen conform artikel 6(1)(a) van de AVG.
4. Rechtsgronden
De verwerking van jouw persoonsgegevens steunt op de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Voor de verwerking van gewone persoonsgegevens (naam, contactgegevens, facturatiegegevens) baseer ik mij op artikel 6(1)(b) AVG — de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent, of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op jouw verzoek worden genomen.
Voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, met name gezondheidsgegevens, beroep ik mij op artikel 9(2)(h) AVG — de verwerking is noodzakelijk voor het verstrekken van gezondheidszorg, het stellen van diagnoses en het beheren van zorgstelsels en -diensten, op basis van Unierechtelijk of Belgisch recht en onderworpen aan de vereisten inzake beroepsgeheim.
Als erkende vroedvrouw ben ik onderworpen aan het beroepsgeheim (artikel 458 Strafwetboek) en de deontologische code van de vroedvrouwenpraktijk.
5. Bewaartermijnen
Jouw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen die op mijn praktijk van toepassing zijn.
Medische dossiers worden bewaard gedurende 30 jaar na de laatste zorgprestatie, conform het Koninklijk Besluit van 3 mei 1999 betreffende het patiëntendossier. Na het verstrijken van deze termijn worden dossiers op een veilige en definitieve wijze vernietigd.
Boekhoudkundige documenten, waaronder facturen en betalingsbewijzen, worden bewaard gedurende 7 jaar na afsluiting van het boekjaar, conform de Belgische boekhoudwetgeving (artikel III.86 Wetboek van economisch recht).
6. Delen met derden
Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht, verhuurd of op commerciële basis gedeeld met derde partijen.
In het kader van de terugbetaling van vroedvrouwenprestaties worden de vereiste gegevens — op jouw verzoek en met jouw medeweten — doorgegeven aan jouw ziekenfonds (mutualiteit) en verwerkt via het RIZIV-systeem. Dit gebeurt uitsluitend voor het opmaken van terugbetalingsattesten en is een gebruikelijke praktijk in de gezondheidszorg.
In uitzonderlijke gevallen kunnen gegevens worden gedeeld met andere zorgverleners (zoals een gynaecoloog of huisarts) indien dit in jouw directe belang is en met jouw uitdrukkelijke toestemming of in het kader van dringende medische noodzaak. Ik maak geen gebruik van externe verwerkers die jouw gegevens voor eigen doeleinden verwerken.
7. Jouw rechten als betrokkene
Als betrokkene beschik je over een aantal rechten die je te allen tijde kan uitoefenen door contact op te nemen via info@vroedvrouwamber.be.
Je hebt het recht op inzage: je kan op elk moment opvragen welke gegevens ik over jou bewaar en een kopie hiervan ontvangen. Je hebt het recht op verbetering: zijn jouw gegevens onjuist of onvolledig, dan kan je mij vragen deze te corrigeren. Je hebt het recht op gegevenswissing: in bepaalde omstandigheden kan je vragen jouw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarverplichting van toepassing is — zoals het geval is bij medische dossiers.
Je hebt ook het recht op overdraagbaarheid: je kan vragen jouw gegevens in een gestructureerd en leesbaar formaat te ontvangen zodat je ze aan een andere zorgverlener kan overdragen. Bovendien heb je het recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor zover dit verenigbaar is met de toepasselijke wetgeving.
Ik zal op elke rechtmatige aanvraag reageren binnen de wettelijk voorziene termijn van één maand. Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarbij ik je hiervan op de hoogte stel.
8. Beveiliging van jouw gegevens
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of onbevoegde bekendmaking. Digitale dossiers worden bewaard op beveiligde systemen met toegangsbeveiliging. Papieren documenten worden bewaard in een afgesloten ruimte. Als zorgverlener ben ik bovendien gebonden door het beroepsgeheim, wat de sterkste vorm van vertrouwelijkheidswaarborg is.
9. Klachtrecht
Indien je van mening bent dat jouw rechten niet worden nageleefd of dat jouw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Ik nodig je echter altijd eerst uit om rechtstreeks contact met mij op te nemen, zodat we samen tot een oplossing kunnen komen.
10. Wijzigingen aan dit beleid
Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt om te voldoen aan wijzigingen in de wetgeving of mijn werkwijze. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Ingrijpende wijzigingen zal ik je persoonlijk meedelen via e-mail indien ik over jouw contactgegevens beschik.